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INFOMINDS News

Die elektronische Rechnung - Motor der Prozessdigitalisierung im IT- und Büromaschinenfachhandel

Aktualisiert: März 31

Italien ist international Vorreiter bei der Einführung der elektronischen Rechnung - übergreifend für alle Wirtschaftsbereiche. INFOMINDS ist von Anfang an mit dabei. Als Anbieter von ERP Softwarelösungen unterstützten unsere Mitarbeiter über 2.000 Betriebe der Einführung. Eine Praxiserfahrung, von der nun auch unsere deutschen Kunden profitieren.


Wie in den meisten anderen Ländern, wurde die E-Rechnung auch in Italien zunächst nur bei Geschäftstransaktionen mit dem öffentlichen Sektor verpflichtend eingeführt. Die Abwicklung erfolgt über eine zentrale, staatlich gesteuerte Plattform unter Zuhilfenahme externer Provider, die sich um die sichere Datenübertragung und digitale Archivierung kümmerten. 2019 folgten dann alle anderen Wirtschaftsbereiche. Heute werden alle Rechnungen an Privat- und Geschäftskunden elektronisch versandt.


Italien als Vorreiter der E-Rechnung


Nach einer 2-3 monatlichen Startphase, hatten sich alle Beteiligten sehr schnell an die neue Vorschrift gewöhnt. Die anfängliche Skepsis konnte bald der Genugtuung weichen. Obwohl der teure Postweg bereits vor der Einführung der E-Rechnung größtenteils durch E-Mails abgelöst worden war, hat erst die elektronische Rechnung den Rechnungsstellungsprozess revolutioniert. Experten gehen davon aus, dass beim E-Invoicing über 60% der Prozesskosten je Rechnung entfallen. Die Standards sorgen für effiziente, transparente und gesetzeskonforme Prozesse bei der Abwicklung. Die schnelle Zustellung der Rechnungen verkürzt den Zeitraum bis zur Zahlung und verbessert so den Cashflow.


Die E-Rechnung, Motor der Digitalisierung der Betriebsabläufe


War der elektronische Datenaustausch zwischen Unternehmen vorher eher größeren Betrieben oder ausgewählten Branchen vorbehalten, wird durch die E-Rechnung die Basis für eine Digitalisierung der Unternehmensprozesse geschaffen. Sie wird deshalb auch oft als "EDI für alle" bezeichnet. Die Grundlage dafür ist ein standardisiertes Datenmodell im XML Format. Abgesehen vom beschleunigten und sicheren Versand, liegt ein wesentlicher Vorteil in der Verarbeitung der eingehenden Rechnungen, da diese im standardisierten Format vorliegen und damit elektronisch erfasst und weiterverarbeitet werden können. Die Kontrolle der Rechnungen und ein eventueller Abgleich mit bestehenden Daten (Bestellungen, Lagereingängen etc.) kann deshalb automatisiert im Rahmen der ERP Software erfolgen.


Verschiedene Länder - verschiedene Sitten


Das deutsche direkte Modell der X-Rechnung unterscheidet sich grundsätzlich vom weiter verbreiteten, indirekten Modell, so wie es auch in Italiens angewandt wird. Im indirekten Modell läuft der Datenverkehr im Rahmen einer Dreiecksverbindung über eine zentrale Instanz, in Italien durch die Finanzverwaltung repräsentiert. So sendet der Rechnungssteller die Dokumente an eine zentrale Plattform, der Rechnungsempfänger ist verpflichtet diese von dort abzuholen. Im deutschen Modell sendet hingegen der Rechnungssteller direkt an den Rechnungsempfänger. In Deutschland gibt es zwei Formate, jenes der X-Rechnung und das ZUGFeRD-Format. Für die Rechnungslegung an die öffentliche Verwaltung ist die X-Rechnung seit dem 27.11.2020 obligatorisch, während der Rechnungsverkehr zwischen privaten Unternehmen - wahlweise mit einem der beiden Formate - noch nicht verpflichtend ist.


INFOMINDS ist Mitglied beim Verband elektronische Rechnungen (VeR)

Der Verband elektronische Rechnung (VeR) bündelt die Kompetenz und das umfassende Wissen von spezialisierten E-Invoicing-Dienstleistern, renommierten Beratungsunternehmen und weiteren, erfahrenen Marktteilnehmern. Seit 2020 ist auch INFOMINDS Mitglied des VeR und damit an der vordersten Front der E-Rechnung. In der ERP Branchenlösung RADIX werden Rechnungen im X-Rechnungsformat erstellt und per E-Mail an den Empfänger geschickt. Genauso können Eingangsrechnungen per Mail empfangen und automatisiert verarbeitet werden.


Der größte Treiber zum Thema E-Rechnung ist der Gesetzgeber. Erfahrung bei hunderten von Projekten haben jedoch gezeigt, dass viele Betriebe sich durch diese "Pflicht" nun auch für die "Kür" gerüstet fühlen, ihre Prozesse durchgehend und nachhaltig zu digitalisieren.


Seit 2020 ist auch INFOMINDS Mitglied des VeR und damit an der vordersten Front der E-Rechnung. In der ERP Branchenlösung RADIX werden Rechnungen im X-Rechnungsformat erstellt und per E-Mail an den Empfänger geschickt. Genauso können Eingangsrechnungen per Mail empfangen und automatisiert verarbeitet werden.
E-Rechnung mit RADIX ERP von INFOMINDS

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